岗位说明书的梳理方法

商业 2020-10-21 1063 次浏览 次点赞

岗位说明书又称为职位说明书、工作说明书,一个完整的岗位说明书包括工作描述与工作资格两大方面的内容。

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环球人力资源智库在新浪财经有篇题目比较激进的文章《连岗位说明书都不会写,还敢说自己是专业HR?》,以下摘编这篇文章以说明岗位说明书的梳理方法,并附《岗位职责动词使用规范表》供参照。

岗位分析的方式方法

部门职能职责是对公司目标的分解和基于价值链上分工协作的制度性安排,那部门中岗位的职责界定和归类也要遵循这一逻辑。

岗位(Position)是组织中最小的基本单位。它是一系列工作/任务的集合,并强调以“事”为中心,而不是担任该岗位的“人”。它承接了组织战略的层层分解,以目标为导向,动态而稳定的存在。

我们谈岗位分析,就是针对“岗位”而非“人”,着重岗位“应该做的职责”而非“目前正在做的工作”,考虑岗位的职责进行系统性分析而非“对事务性工作进行孤立的罗列”。

但实际情形是,企业管理者和任职者在部门岗位责任上的认知往往是错位的,甚至偏差很大,基本表现就是:

  • 领导很少与员工沟通公司未来发展方向,只是告诉员工做什么。
  • 年底的绩效考核以领导的主观意见为主,没有客观、可衡量的考核标准。
  • 领导只在年底考核时才会指出员工不足,而在日常工作中缺乏随时指导。

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因此,我们进行岗位分析,双方有必要就岗位责任和工作任务进行充分沟通,借以澄清岗位职责,达成最多的共识(如上图),在此基础上形成岗位说明书。

岗位分析的成果就是岗位说明书,岗位说明书是各项人力资源管理工作的基础,如:绩效考核、薪酬等级、员工赋能等。岗位说明书与企业员工切身利益息息相关,也是企业组织变革的基础。由此可见岗位管理的重要性。

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注意:做到岗位说明书的规范事项仅为对员工的最低要求标准,而非最高要求标准(如下图)。截至目前,不少企业对员工尤其是人才结构管理不到位,其重要原因就在于此。

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岗位说明书的梳理方法

岗位说明书梳理一般分为五个步骤,如下图所示:

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插播另一个模式岗位说明书的编制内容——

  • 职务概述

包括职务的名称、编号、职务所属部门、职务等级、职务说明书的编写日期等项目。

  • 职务说明

    • 职务概要:概要本职务的特征等主要工作范围
    • 责任范围及工作要求:任职者需完成的任务,所使用的材料及最终产品,需承担的责任,与他人联系,所接受的监督及所施与的监督等。
    • 职务目标:主要关心本职务工作所要求达到的目标及提供的服务等。比如工作数量、质量、时间要求等。
    • 机器、设备及工具:列出工作中使用到的所有机器、设备及辅助性工具等。
    • 工作条件与环境:罗列有关的工作条件、如噪声水平、可能遇到的危险、工作场所布局等。
  • 任职资格

指担任此职务的人员应具备的基本资格和条件,如受教育水平、经验、培训、性别、年龄、相关工作经历、身体状况、个性、能力、知识要求、基本技能等方面。`

第一步:岗位基本信息

填写标准的岗位名称、部门名称:参考岗位现有文件,如果无明文规定,则与直接上级沟通后确定(如下图)。

注意:填写岗位名称,而不是职衔。

第二步:岗位设置目的(1)

这一部分的主要目的是用简练而准确的语句来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用。它要求能够用一句话来高度概括本岗位的工作,使不在本岗位上工作的员工也能够对本岗位有一个大概的了解。

对岗位目的的描述,应包括以下内容:

  • 本岗位实现了本部门的哪些目的和作用?
  • 如果本岗位不存在,则对本部门造成哪些影响?

第二步:岗位设置目的(2)

填写岗位目的时应遵循以下格式要求:岗位设置目的=目的/目标/主要产出+工作依据+工作主要内容,如下图。这是一种基本配置。

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第二步:岗位设置目的(3)

描述岗位设置目的的规范用词,主要体现在下列方面:

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为了让大家更清楚,我们以“财务部负责人”为示例,看一下岗位设置目的的规范用词及容易出现的问题。

1、设立此岗位的目的

为完成公司战略规划对财务管理工作的要求

2、工作依据

依据国家有关财经法律法规以及财务工作原则与流程

3、工作主要内容

组织开展公司预算管理、资金管理、财务分析、税务管理等工作

在此填写时,容易出现的问题是:

  • 填写未按照“为了……,在……下,做……”的标准格式填写,无法准确了解岗位存在的价值。
  • 填写内容过于空泛,与岗位联系不大。
  • 内容不准确,不能站在应有的高度。

第三步:工作职责(1)

这里特别要注意:填写岗位要求承担的职位职责及相应的工作任务。

“职责”的含义:职责是指对结果富有直接责任且属该职位专有的主要活动活动及结果。它回答“为实现该职位的目的,要在哪些主要领域做哪些事,从而获得哪些最终结果”,所用的描述语言必须包含动作、动作对象及动作结果。

职责按照发生的频率划分为三类:经常性职责、阶段性职责、突发性任务。

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第三步:工作职责(2)

工作职责编写方法包括如下两种:

  • 明确列举岗位必须执行的任务。

工作任务的填写格式:动词+工作内容。动词选择需根据工作实际情况仔细斟酌,后附《岗位职责动词使用规范表》供参照。如:分析并归类相关任务。

  • 在此基础上简要描述各部分的主要职责,每个职责是相同目的的任务的合并。

以“招聘助理”岗位为例,大家看一下工作职责的编写方法和路径。

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第四步:任职资格(1)

顾名思义,任职资格指从事该岗位职责所应具备的各种资格条件。

请注意:此处不是填写该岗位任职人的情况,也不对照岗位任职者的现状,而是任职该岗位应当具备的最低要求。

专业指大学学习的专业。最低学历(包括国家教育主管部门认可的同等学历):为最低学历要求,如有专业要求,一同注明。

常规的学历分类如下所示:

  • 1、初中及初中以下
  • 2、中技、职高、高中、中专
  • 3、大专
  • 4、大学本科
  • 5、硕士及以上

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第四步:任职资格(2)

资历经验,是指具体承担某类工作任务的时间及主要经历描述。

资历经验将罗列出推荐范围,根据岗位实际情况的不同,可适当调整:

  • 1、高层管理岗位:10年以上工作经验,7年以上管理类岗位工作经验,承担过××类型工作
  • 2、中层管理岗位:7年以上工作经验,5年以上管理类岗位工作经验,承担过××类型工作
  • 3、基层管理岗位:3年以上工作经验,承担过××类型管理工作
  • 4、基层岗位:1年以上工作经验(特殊岗位人才储备除外)

从业资格:从业资格认证要求,如会计资格证。

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第四步:任职资格(3)

知识技能:包括通用知识、行业知识,通用技能、行业技能四类,知识分为了解、掌握、精通三个层级,技能分为基本的、良好的和优秀的三个层级。

注意:清楚知识技能的分类和定义即可,编写时无须分类填写。

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第五步:工作条件

  • 工作环境:包括但不限于独立办公室、一般工作环境、敞开办公、客户现场办公、生产现场等。
  • 工作时间:实际上下班时间随业务情况变化的频率(偶尔、有时、经常):
  • 偶尔: 每月发生1-2次,或时间周期更长,如每季度、每半年、每年;
  • 有时:几乎每周都会发生;
  • 经常:几乎每天都会发生。
  • 出差频率:单位为天/月。

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岗位说明书在招聘中的应用:编写完美职位描述

吸引有才干的人首先要传达出要做的工作有意义,他们不会从事普通工作。寻找优秀候选人时,最容易被忽视的部分之一就是撰写出色的职位描述,职位描述将为应聘人员树立先例,并增加其被分享的可能性,从而将您的工作范围扩大到更多潜在候选人。7 Steps to Writing the Perfect Job Description一文提出“用您的职位描述吸引理想的人选”:

  • 脱颖而出的头衔
  • 不要枯燥的职位描述
  • 专注于核心技能
  • 独特的坦率表达
  • 意识到多样性
  • 前景激励(不要害怕吹牛)
  • 优秀的团队

附:岗位职责动词使用规范表


管理职责常用动词

决策层:主持、制定、策划、指导、督办、协调、委派、考核、交办审核、审批、批准、签署、核转

管理层:组织、拟定、提交、制定、支持、督促、布置、提出编制、开展、考察、分析、综合、研究、处理、解决、推广

执行层:策划、设计、提出、参与、协助、代理编制、收集、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维修、办理、呈报、接待、保管、核算、登记、送达

业务行为常用动词

1. 针对制度、方案、计划等文件:编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见u 针对信息、资料:调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理
2. 关于某项工作(上级):主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估
3. 思考行为:研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划
4. 直接行动:  组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助   
5. 上级行为: 许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定   
6. 管理行为: 达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督   
7. 专家行为: 分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价   
8. 下级行为: 检查、核对、收集、获得、提交、制作  
9. 其它: 维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用 

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